Wie automatisiert man das Drucken von Dokumentenordnern?

Unabhängig davon, ob Sie für eine juristische Firma, eine Baufirma oder eine andere Firma arbeiten, die Dienstleistungen für Kunden erbringt. In der Regel werden die Dokumente, mit denen Sie arbeiten, in Ordnern gespeichert.

Es gibt verschiedene Fälle, in denen Sie PDF-Dateien automatisch aus einem Ordner drucken müssen: Vorbereitung von Dokumentensätzen aller Art, Drucken von Berichten, Verträgen, Broschüren, Formularen, Rechnungen, Handzetteln - die Liste ist endlos. Manchmal gibt es keine Möglichkeit, den Druck von Dokumenten zu vermeiden - Dokumente müssen für Geschäftsbesprechungen, zur Weitergabe an Kunden usw. ausgedruckt werden. Wenn Sie die gesamte in einem Windows-Ordner gespeicherte Dokumentation ausdrucken müssen, kann es sehr frustrierend sein, jedes Dokument zu öffnen und einzeln auszudrucken.

Gibt es eine Möglichkeit, alle Dateien in einem Ordner zu drucken? Sie können eine spezielle Software für den Stapeldruck verwenden, die für diese Aufgabe konzipiert ist. Sie automatisiert den Druck vollständig, so dass Ihre Dokumente innerhalb eines Ordners an einen lokalen oder Netzwerkdrucker gesendet werden. Sie können diese Anwendungen so konfigurieren, dass z.B. alle PDF-Dateien, die sich in einem Verzeichnis befinden, automatisch gedruckt werden. Sehen wir uns einige dieser Programme und ihre Alternativen an.

Drucken aller Dateien in einem Ordner mit Print Conductor

Print Conductor ist eine einfache Desktop-Software zum automatischen Drucken von Dokumenten. Es basiert hauptsächlich auf der Drag'n'Drop-Option: Wählen Sie den Ordner, den Sie ausdrucken möchten, und sein gesamter Inhalt wird im Fenster Print Conductor hinzugefügt. Drücken Sie dann auf Start, und alle Ihre Dokumente werden auf einmal gedruckt!

Die Möglichkeit, alle Dateien eines Ordners zu verarbeiten und zu drucken, macht Print Conductor zu einer enormen Zeitersparnis. Die Dateien werden auf dem ausgewählten Drucker und gemäß den angegebenen Einstellungen gedruckt.

Automatisieren von Ordner-Druckaufgaben mit Print Conductor

Wie funktioniert das?

Print Conductor befreit Sie von unnötigen Schritten: Sie brauchen das Dokument nicht zu öffnen, auf " Drucken " zu klicken, zum zweiten Dokument zu gehen, erneut auf " Drucken " zu klicken und so weiter. Automatisieren Sie den Druck von Ordnern mit Print Conductor. Machen Sie etwas weniger Langweiliges und Nützlicheres für sich selbst, während Print Conductor die Eselsaufgaben übernimmt!

Unterstützte Formate

Print Conductor kann den Druck von PDF-Dateien, Microsoft Word-Dokumenten, Excel-Arbeitsblättern, AutoCAD-Zeichnungen, PowerPoint-Präsentationen, JPEG- und TIFF-Bilddateien usw. automatisieren.

Automatisierung des Kommandozeilen-Drucks

2Printer ist das Kommandozeilenwerkzeug zum Drucken von Dokumenten. Diese Software ist für den Einsatz als Druckkomponente im Dokumenten-Workflow vorgesehen.

2Printer - automatische Druckbefehlszeilen-Software

2Printer kann auf der Workstation oder auf dem Server installiert werden und mit dem Windows Aufgabenplaner oder von Ihrem Dokumentenmanagementsystem ausgeführt werden.

Diese Software ist für den Einsatz als Druckkomponente in der Umgebung eines Unternehmens oder einer Organisation konzipiert. Dieses Tool hat keine grafische Benutzeroberfläche (GUI) und richtet sich eher an IT-Spezialisten, die den Dokumenten-Workflow vereinfachen wollen.

Serverseitige Hot Folder Druckautomation

FolderMill ist eine serverseitige Alternative zu Print Conductor. Normalerweise wird FolderMill auf dem Office-Server installiert und vom Systemadministrator ausgewählte "Hot Folder" überwacht.

Automatisches Drucken von Dateien, die über Hot Folder in einem Ordner abgelegt wurden

Der gesamte Einrichtungsprozess läuft wie folgt ab:

  1. Der Systemadministrator teilt "Hot Folders" mit jedem im Büro oder sogar mit entfernten Benutzern;
  2. "Hot Folders" werden Aktionen wie automatisches Drucken oder Dateikonvertierung zugewiesen;
  3. Mitarbeiter kopieren Dokumente in diese freigegebenen Ordner;
  4. FolderMill verarbeitet eingehende Dateien in Echtzeit;
  5. Mitarbeiter erhalten ihre Dokumente automatisch gedruckt!

Server-seitige Automatisierung des Hot Folder-Drucks mit FolderMill

Der Systemadministrator hat diese "Hot Folder" im lokalen Netzwerk freigegeben. Und der Mitarbeiter muss nur noch Dokumente in diese Netzwerkordner kopieren.

Wenn ein neues Dokument oder eine neue Bilddatei in einem Hotfolder erscheint, kann FolderMill sie auf jedem verfügbaren Drucker ausdrucken oder als PDF speichern. Die Aktionen, die auf die Dateien angewendet werden, werden durch die Liste der Aktionen definiert, die mit dem Hot Folder verbunden sind.

Einmal konfiguriert, druckt FolderMill Dateien, die sich in einem Ordner befinden, automatisch und in Echtzeit. Wenn ein neues Dokument oder eine neue Bilddatei in einem "Hot Folder" erscheint, kann FolderMill diese auf jedem verfügbaren Drucker ausdrucken oder als PDF oder Bild speichern. Neben dem Drucken in einem "Hot Folder" können verschiedene Aktionen auf eingehende Dateien angewendet werden. Sie werden durch die Liste der Aktionen definiert, die mit dem "Hot Folder" verbunden sind.

Welche Dateien automatisch gedruckt werden können

Die oben erwähnte Software kann das Drucken von mehr als 70 Dateitypen automatisieren. Dies sind die gängigsten Formate:

  • PDF-Dateien: PDF, PDF/A, PDF/X, PDF-Portfolio;
  • Microsoft Word-Dokumente: DOC, DOCX;
  • OpenOffice- und LibreOffice-Dokumente: ODF, ODT, ODS;
  • CAD-Zeichnungen (AutoCAD, SolidWorks): DWG, DXF, SLDDRW;
  • Excel-Arbeitsblätter: XLS, XLSX;
  • PowerPoint-Präsentationen: PPT, PPTX;
  • Text-Dateien: TEXTDATEIEN: TXT, RTF;
  • JPEG-, PNG-, BMP-, PSD-, CDR-, TGA-, TIFF-Bilder
  • und viele andere

Siehe von Print Conductor unterstützte Formate →
Siehe von 2Printer unterstützte Formate →
Siehe von FolderMill unterstützte Formate →

Welche Stapeldruck-Software ist besser

Das hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Alle in diesem Artikel beschriebenen Programme sind zum Testen und zur nicht-kommerziellen Nutzung kostenlos, so dass Sie zunächst die kostenlosen Versionen ausprobieren können. Unten finden Sie eine Vergleichstabelle, die einige Funktionen der erwähnten Stapeldruck-Software zeigt:

Print Conductor 2Printer FolderMill
Benutzerfreundlichkeit (keine PC- oder IT-Kenntnisse erforderlich)
Stapeldruck aus einem Ordner
Stapeldruck aus einer Liste
Drucken auf einen virtuellen Drucker
Möglichkeit, ein Deckblatt auf separate gedruckte Exemplare einzustellen
Fähigkeit zur Integration mit anderer Software
Möglichkeit, Dateien nach Dateierweiterung zu filtern
Server-seitiges Drucken
Skript-basierter Druck
Geräuschloses Drucken
Zeitgesteuertes Drucken
Remote-Drucken
Automatisiertes Drucken in Echtzeit
Herunterladen
Herunterladen
Herunterladen

Print Conductor mag im Vergleich zu anderen Programmen weniger leistungsfähig erscheinen, aber es ist ein falscher Eindruck. Im Vergleich zu anderen Anwendungen verfügt es über die einfachste und intuitivste Bedienbarkeit und auch über einzigartige Funktionen wie die Möglichkeit, individuelle Einstellungen auf jede Datei anzuwenden, die Möglichkeit, ein Ordnerdeckblatt zu drucken, Dateien innerhalb einer Liste zu sortieren, Listen zu speichern und zu laden und Druckeinstellungen unterwegs zu ändern.

FolderMill ist ein flexibleres und komplexeres System, das nicht nur drucken, sondern auch andere Aufgaben ausführen kann, wie z.B. Dateien konvertieren, umbenennen oder kopieren oder viele Dateien gleichzeitig auf verschiedenen Druckern drucken kann. Wenn Sie nur einen Ordner mit mehreren Dateien hinzufügen und mit dem Drucken des Inhalts beginnen müssen, versuchen Sie es mit Print Conductor. Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die den Druck aus einem Ordner über die Befehlszeile, zeitgesteuert oder skriptbasiert ermöglicht – ist 2Printer die richtige Wahl.

Zuletzt aktualisiert: 2020-11-24